I. Voraussetzungen für die Erleichterungen der zu meldenden Informationen bei fehlender US-TIN nach der Notice 2024-78

1. Allgemeines

In der Notice 2024-78 "Extension of Temporary Relief for Foreign Financial Institutions to Report U.S. Taxpayer Identification Numbers" (nachzulesen unter https://www.irs.gov/pub/irs-drop/n-24-78.pdf) hat die Bundessteuerbehörde der USA (Internal Revenue Service - IRS) Ende Oktober diesen Jahres über eine Verlängerung der Erleichterungen für Finanzinstitute bezüglich bestehender Konten informiert, wenn für diese keine Angaben zur US-Steueridentifikationsnummer (Taxpayer Identification Number – TIN) vorliegen. Die bisherigen Voraussetzungen aus der Notice 2023-11 für das Vorgehen in diesen Fällen wurden durch die neue Notice 2024-78 erweitert. Unter diesen erweiterten Voraussetzungen werden die Erleichterungen auf die Meldezeiträume 2025-2027 ausgedehnt.

Der IRS wertet weiterhin die gemeldeten TIN-Codes und bereitgestellten Informationen im Rahmen der FATCA-Meldungen aus, um die Schwierigkeiten bei der Beschaffung und Meldung der erforderlichen US-TINs nachzuvollziehen. In diesem Zusammenhang hat sich der IRS für die genannte Verlängerung der bisherigen Erleichterungen bei der US-TIN-Meldepflicht für weitere drei Jahre entschieden, jedoch die Erforderlichkeit weiterer Meldedaten festgestellt.

Die Erleichterung ist, wie bisher, auf die Meldung bereits bestehender Konten gem. Definition des FATCA-Abkommens beschränkt. Dessen ungeachtet wird weiterhin angeregt, die genannten TIN-Codes auch im Zusammenhang mit Neukonten zu verwenden, wenn für die jeweils meldepflichtige Person eine US-TIN nicht angegeben werden kann.

2. Voraussetzungen bei Fehlen der US-TIN

Das BZSt weist daher darauf hin, dass die Notice 2024-78 die bisherigen Voraussetzungen für Finanzinstitute laut Notice 2023-11, wie nachfolgend dargestellt, erweitert hat und diese kumulativ vorliegen müssen:

a. das Finanzinstitut beschafft und meldet das Geburtsdatum jedes Kontoinhabers und jeder beherrschenden Person, deren US-TIN nicht gemeldet werden kann, sofern es sich um eine natürliche Person handelt,

b. das Finanzinstitut fordert weiterhin von jedem Kontoinhaber jährlich die fehlende US-TIN an, wie in Abschnitt "3.03 Annual request for missing required U.S. TINs" der Notice 2024-78 beschrieben,

c. das Finanzinstitut durchsucht weiterhin – vor der Übermittlung der FATCA-Meldungen – seine elektronischen Daten auf Informationen zu den fehlenden, erforderlichen US-TINs,

d. das Finanzinstitut gibt für jedes Konto, für das eine erforderliche US-TIN fehlt, einen konkreten alternativen TIN-Code an, der vom IRS veröffentlicht worden ist,

e. das Finanzinstitut gibt zusätzlich die ausländische Steueridentifikationsnummer (foreign taxpayer identification number - FTIN) oder vergleichbare Information des Wohnsitzstaates zum Kontoinhaber bzw. zur beherrschenden Person an, deren US-TIN nicht gemeldet werden kann, sofern sich diese Information aus den elektronisch durchsuchbaren Konteninformationen ergibt und

f. das Finanzinstitut verwendet bei der Adressangabe zwingend die Datenelementgruppe "AdressFix", bei welcher verpflichtend die Informationen zur Stadt (city) und zum Wohnsitzstaat (country of residence) zum Kontoinhaber bzw. zur beherrschenden Person, deren US-TIN nicht gemeldet werden kann, anzugeben sind.

Weitere Informationen zu den unter d. genannten TIN-Codes können in den FAQs des IRS zum Thema FATCA-Reporting mit Bezug zur Notice 2023-11 nachgelesen werden (https://www.irs.gov/ > File > Businesses and Self-Employed > Corporations > Frequently Asked Questions FAQs FATCA Compliance Legal > Reporting - Q6).

3. Jährliche Anfrage

Um der unter "3.03 Annual request for missing required U.S. TINs" der Notice 2024-78 genannten Vorgabe der jährlichen Anfrage bei Kontoinhabern nach der US-TIN nachzukommen, muss das Finanzinstitut den Kommunikationsweg wählen, mittels welchem es nach vernünftigem Ermessen den Kontoinhaber am ehesten erreichen kann.

Darüber hinaus muss in dieser jährlichen Anfrage mindestens eine der folgenden Informationen enthalten sein:

• die Internetadresse der gemeinsamen FATCA-FAQs des US-amerikanischen Außenministeriums (State Departments), welche Informationen über die Erlangung einer SSN (US-TIN) sowie Informationen zur Aufgabe der US-Staatsbürgerschaft mit den entsprechenden steuerlichen Folgen in den USA enthalten (https://travel.state.gov/content/travel/en/international-travel/while-abroad/Joint-Foreign-Account-Tax-Compliance-FATCA-FAQ.html),
  oder
• eine Kopie der im vorangegangenen Punkt beschriebenen FAQs und entweder
  • eine Kopie der Informationen zum Entlastungsverfahren, welche der IRS für bestimmte ehemalige US-Staatsbürger bereitstellt, oder
  • die Internetadresse für dieses Entlastungsverfahren (https://www.irs.gov/individuals/international-taxpayers/relief-procedures-for-certain-former-citizens).

4. Führen von Aufzeichnungen

Über die Einhaltung der beschriebenen Maßnahmen durch Einführung und Umsetzung geeigneter Strategien und Prozesse, sowie über die Bemühungen zur Erlangung der US-TIN im Rahmen der jährlichen Anfrage, muss das Finanzinstitut entsprechende Aufzeichnungen führen. Diese Unterlagen sind nach Maßgaben des IRS bis Ende des Kalenderjahres 2031 aufzubewahren, um die Einhaltung der Anforderungen des Abschnitts "3.03 Annual request for missing required U.S. TINs" zu belegen. Diese Aufbewahrungsfrist gilt ebenfalls für solche Aufzeichnungen, die im Zusammenhang mit der Notice 2023-11 für die Meldezeiträume 2022-2024 geführt werden.

II. Abweisung von Datensätzen bei der Verwendung "AAAAAAAAA"

Mit der Notice 2017-46 wurde für die sogenannten „unkooperativen Kontoinhaber“ für die Meldezeiträume 2017-2019 eine Übergangsregelung eingeführt, bei welcher in Fallkonstellationen mit fehlender TIN die alternative Eintragungsmöglichkeit "AAAAAAAAA" möglich war. Diese Regelung -wurde bereits für den Meldezeitraum 2020 durch numerische Alternativcodes zur Angabe von Gründen für das Fehlen der US-TIN bei Kontoinhabern bzw. beherrschenden Personen abgelöst und vom BZSt lediglich in Ausnahmefällen zugelassen, um eine technische Annahme der Datenübermittlungen zu gewährleisten.

Durch die Erweiterung und Konkretisierung dieser numerischen Alternativcodes durch die Veröffentlichung der Notice 2023-11, welche für die Meldezeiträume 2022-2024 gilt, wurde die Verwendung der Eintragung "AAAAAAAAA" von dem neuen Code "999999999" abgelöst. Der Code "999999999" besagt, dass für das entsprechende Konto keine US-TIN vorliegt und auch nach der Überprüfung keiner der anderen numerischen Alternativcodes einschlägig ist.

Da somit bereits seit dem Meldezeitraum 2022 die Erforderlichkeit der Eintragung "AAAAAAAAA" nicht mehr gegeben ist, wird die Eintragung nun ab dem Meldezeitraum 2024 nicht mehr zulässig sein und für diesbezügliche FATCA-Meldungen zu einer Abweisung der jeweiligen Datensätze führen. Insoweit verweisen wir auf die Ausführungen unter Punkt I. und die Verwendung der numerischen Alternativcodes.

III. Aktualisierung der Kommunikationshandbücher FATCA

Um Missverständnissen vorzubeugen, haben die voranstehenden Ausführungen zu Punkt I. und II. eine klarstellende Ergänzung der Kommunikationshandbücher FATCA Teil 2 und Teil 3 zur Folge. Diese Ergänzungen werden schnellstmöglich in den Dokumenten nachgepflegt und anschließend, wie gewohnt, auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht (https://www.bzst.de > Unternehmen > Internationaler Informationsaustausch > FATCA > Handbücher).

IV. Wartungsarbeiten im FATCA-Registrierungssystem der USA

Gerne möchten wir in diesem Rahmen auch die aktuellsten Informationen des kürzlich erschienenen Newsletters des IRS vom 13. November 2024 aufgreifen, bei welchem Wartungsarbeiten zwischen dem 25.-30. November 2024 beim FATCA Registrierungssystem des IRS angekündigt werden. Es wird empfohlen jegliche Änderungen oder Neuregistrierungen noch vor Beginn der Wartungsarbeiten durchzuführen.