1. Voraussetzungen für die Verwendung von alternativen Codes (222222222-999999999) nach der Notice 2023-11

1. Allgemeines

In der Notice 2023-11 (nachzulesen unter https://www.irs.gov/pub/irs-drop/n-23-11.pdf, vgl. auch FATCA-Newsletter des BZSt vom 5. April 2023) hatte die Bundessteuerbehörde der USA (Internal Revenue Service - IRS) Anfang 2023 über Erleichterungen für Finanzinstitute bezüglich bestehender Konten informiert, wenn für diese keine Angaben zur US-Steueridentifikationsnummer (Taxpayer Identification Number – TIN) vorliegen.

Anlässlich der Auswertung der von deutschen Finanzinstituten an das Bundeszentralamt gemeldeten und in der Folge an die USA übermittelten FATCA-Informationen für den Meldezeitraum 2022 hat der IRS festgestellt, dass bei bestehenden Konten nicht alle Angaben (insbesondere das Geburtsdatum des Kontoinhabers s.u. 2.a.) enthalten waren, die bei Fehlen der TIN nach Notice 2023-11 erforderlich sind, um nicht als „significantly non-compliant“ eingestuft zu werden.

2. Voraussetzungen bei Fehlen der US-TIN

Das BZSt weist daher darauf hin, dass die Notice 2023-11 für Finanzinstitute die folgenden Voraussetzungen enthält und diese kumulativ vorliegen müssen:

1. Das Finanzinstitut beschafft und meldet das Geburtsdatum jedes Kontoinhabers und jeder beherrschenden Person, deren US-TIN nicht gemeldet werden kann,
2. ab Meldezeitraum 2023 fordert das Finanzinstitut von jedem Kontoinhaber jährlich die fehlende US-TIN an, wie in Abschnitt „3.04 Annual request for missing required U.S. TINs“ der Notice 2023-11 beschrieben,
3. ab Meldezeitraum 2023 durchsucht das Finanzinstitut – vor der Übermittlung der FATCA-Meldungen – seine elektronischen Daten auf Informationen zu den fehlenden, erforderlichen US-TINs und
4. ab Meldezeitraum 2022 gibt das Finanzinstitut für jedes Konto, für das eine erforderliche US-TIN fehlt, einen konkreten alternativen TIN-Code an, der vom IRS veröffentlicht worden ist. Für die FATCA-Meldungen der Meldezeiträume 2023 und 2024 ist zur Erfüllung dieser Bedingung einer der jüngsten vom IRS herausgegebenen TIN-Codes zu verwenden. Weitere Informationen zu diesen TIN-Codes können in den FAQs des IRS zum Thema FATCA-Reporting nachgelesen werden (https://www.irs.gov/ > File > Businesses and Self-Employed > Corporations > Frequently Asked Questions FAQs FATCA Compliance Legal > Reporting - Q6).

Darüber hinaus gelten die Erleichterungen nach der Notice 2023-11 nur dann, wenn DEU als sog. „eligible model 1 jurisdiction“ (Abschnitt 3.05 der Notice 2023-11) eingestuft wird.

3. Jährliche Anfrage (s.o. unter 2.b.)

Um die unter 2.b. genannte Vorgabe der jährlichen Anfrage bei Kontoinhabern nach der US-TIN nachzukommen, muss das Finanzinstitut den Kommunikationsweg wählen, mittels welchem es nach vernünftigem Ermessen den Kontoinhaber am ehesten erreichen kann.

Darüber hinaus muss in dieser jährlichen Anfrage mindestens eine der folgenden Informationen enthalten sein:

• die Internetadresse der gemeinsamen FATCA-FAQs des US-amerikanischen Außenministeriums (State Departments), welche Informationen über die Erlangung einer SSN (US-TIN) sowie Informationen zur Aufgabe der US-Staatsbürgerschaft mit den entsprechenden steuerlichen Folgen in den USA enthalten (https://travel.state.gov/content/travel/en/international-travel/while-abroad/Joint-Foreign-Account-Tax-Compliance-FATCA-FAQ.html),
  oder
• eine Kopie der im vorangegangenen Punkt beschriebenen FAQs und entweder
  • eine Kopie der Informationen zum Entlastungsverfahren, welche der IRS für bestimmte ehemalige US-Staatsbürger bereitstellt, oder
  • die Internetadresse für dieses Entlastungsverfahren (https://www.irs.gov/individuals/international-taxpayers/relief-procedures-for-certain-former-citizens)

4. Führen von Aufzeichnungen

Über die Einhaltung der beschriebenen Maßnahmen durch Einführung und Umsetzung geeigneter Strategien und Prozesse sowie über die Bemühungen zur Erlangung der US-TIN im Rahmen der jährlichen Anfrage muss das Finanzinstitut entsprechende Aufzeichnungen führen. Diese Unterlagen sind nach Maßgaben des IRS bis Ende des Kalenderjahres 2028 aufzubewahren, um die Einhaltung der Anforderungen des Abschnitts „3.04 Annual request for missing required U.S. TINs“ zu belegen.

2. Aktualisierung der Kommunikationshandbücher FATCA

Um Missverständnissen vorzubeugen, haben die voranstehenden Ausführungen zu Punkt I. eine klarstellende Ergänzung der Kommunikationshandbücher FATCA Teil 2 und Teil 3 zur Folge. Diese Ergänzungen werden schnellstmöglich in den Dokumenten nachgepflegt und anschließend, wie gewohnt, auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht (https://www.bzst.de > Unternehmen > Internationaler Informationsaustausch > FATCA > Handbücher).