1. Neue Regelung der USA bzgl. der US-TIN ab dem Meldezeitraum 2020

Die Beistellung einer US-amerikanischen Steueridentifikationsnummer (US-TIN) zum/zur Kontoinhaber*in bzw. zur beherrschenden Person ist gem. § 8 Abs. 5 S. 3 FATCA-USA-Umsetzungsverordnung (FATCA-USA-UmsV) ab dem Meldezeitraum 2017 verpflichtend vorgeschrieben. Auch technisch ist eine Angabe zwingend erforderlich, da die Meldungen andernfalls abgewiesen werden.

Da die Beschaffung jedoch nicht in jedem Einzelfall für Finanzinstitute und ihre Kund*innen möglich ist, wurden mit der US-amerikanischen Bundessteuerbehörde (IRS) Codes abgestimmt, die als Angabe der US-TIN zu Kontoinhaber*innen/ beherrschenden Personen in FATCA-Meldungen ab dem Meldezeitraum 2020 verwendet werden können, um die Gründe für das Fehlen der Angabe bzw. der näheren Umstände des Einzelfalls zu erläutern. Jeder Code steht für eine bestimmte Fallkonstellation. Die unterschiedlichen Fallkonstellationen sind in der nachfolgenden Tabelle beschrieben.

²Art. 1 Abs. 1 Buchst. aa) FATCA-Abkommen: „Der Ausdruck „bestehendes Konto“ bedeutet ein Finanzkonto, das zum 31. Dezember 2013 von einem meldenden Finanzinstitut geführt wird.“

Vorrangig sind stets die zuvor beschriebenen Codes zu verwenden. Sollte in keiner der aufgeführten Codes einschlägig sein, kann in Ausnahmefällen die bisherige Alternativangabe „AAAAAAAAA“ verwendet werden, um technisch eine Meldung abgeben zu können.

Die Angabe eines der beschriebenen Codes ist weder verpflichtend, noch entbindet sie von der Verpflichtung zur Beschaffung der US-TIN durch das meldepflichtige Finanzinstitut. Die Verwendung eines Codes ist nur in solchen Fällen vorgesehen, in denen eine TIN nicht vorliegt und die jährliche Nachfrage bei den betroffenen Kontoinhaber*innen erfolglos blieb.

Die bisherige Angabe von "000000000" für bestimmte Fallkonstellationen entfällt aufgrund der neuen Eintragungsmöglichkeit "NA" (siehe 2. Neue Eintragungsmöglichkeit "NA" zur TIN bei Kontoinhaber*innen und beherrschenden Personen).

Da es sich bei der US-TIN um eine Pflichtangabe handelt, wird auch unter Verwendung der zuvor dargestellten Codes zukünftig stets die Ausgabe eines Fehlers durch den IRS erwartet, auch dann, wenn aus tatsächlichen und rechtlichen Gründen keine TIN eingetragen werden kann.

Ab Ausgabe der Fehlermeldung besteht 120 Tage die Möglichkeit den Fehler zu korrigieren. Nach Ablauf dieser Frist behält sich der IRS, bei weiterhin nicht bereitgestellter TIN, vor, in Übereinstimmung mit dem Intergovernmental Agreement (IGA) und dem Competent Authority Arrangement (CAA), die erhaltenen Daten auszuwerten. Der IRS hat in der Vergangenheit bekannt gegeben, nicht automatisch zu dem Entschluss zu kommen, dass bei Fehlen der TIN eine "Erhebliche Nichteinhaltung" (significant non-compliance) vorliegt. Eine Entscheidung werde in Abhängigkeit von den vorgetragenen Tatsachen und Umständen getroffen. Dabei könnte zum Beispiel eine Prüfung

• der dargelegten Gründe, weshalb die TIN nicht eingeholt werden konnte,
• ob das FFI über angemessene Verfahren zur Beschaffung von TINs verfügt
  und
• welche Anstrengungen das FFI unternommen hat, um die fehlenden TINs zu erhalten, erfolgen.

Sollte die USA feststellen, dass eine "Erhebliche Nichteinhaltung" (significant non-compliance) gegeben ist, kann die USA weitere Maßnahmen ergreifen, wie beispielsweise das Entfernen der Global Intermediary Identification Number (GIIN) des jeweiligen Finanzinstituts aus der Foreign Financial Institution (FFI) List.

Die neue Regelung bzgl. der US-TIN ab dem Meldezeitraum 2020 werden wir schnellstmöglich in die Kommunikationshandbücher FATCA Teil 2 und Teil 3 aufnehmen und im Anschluss, wie gewohnt, auf der Internetseite des BZSt zur Verfügung stellen.

2. Neue Eintragungsmöglichkeit "NA"

Am 19.04.2021 hat der IRS eine Aktualisierung der FAQs Q1-Q1b und Q3 zur Kategorie "Populating the TIN field" vorgenommen (www.irs.gov). Dabei wurde nun die alternative Eintragungsmöglichkeit "NA" im Element TIN zugelassen, wenn andernfalls der FieldErrorTxt "TIN not in IRS specified format" ausgegeben werden würde.

Der in US-EmpfangsbestätigungAnFI (UEFI) teilweise enthaltene FieldErrorTxt "TIN not in IRS specified format" wird grundsätzlich dann generiert, wenn der Wert, mit dem das Element TIN befüllt ist, kein zulässiges Format besitzt, d.h. nicht wie folgt aufgebaut ist:

• 19-stellige GIIN (XXXXXX.XXXXX.YY.ZZZ)
• neun Zahlen, ohne jegliche Bindestriche oder andere Trennzeichen (XXXXXXXXX)
  oder
• neun Zahlen, mit zwei Bindestrichen zwischen der dritten und vierten sowie fünften und sechsten Zahl (XXX-XX-XXXX)
  oder
• neun Zahlen, mit einem Bindestrich zwischen der zweiten und dritten Zahl (XX-XXXXXXX).

Ähnliche FieldErrorTxte werden generiert, wenn bei einer US-TIN zwar ein solches Format vorliegt, aber alle Zahlen den gleichen Wert enthalten (z.B. "999999999"), oder bei einer US-TIN anderweitige Zeichen/Buchstaben/etc. als Zahlen eingetragen werden (z.B. "ABCDEFGHI").

Durch die aktualisierten FAQs können meldepflichtige Finanzinstitute für Kontoinhaber*innen und beherrschende Personen, die über eine US-TIN in einem anderen als dem zulässigen Format verfügen (z.B. acht-stellige US-TIN), den eigenen Ländercode als ausstellenden Staat und das Element TIN mit der Abkürzung "NA" (Not Available) angeben. Diese vereinfachte Vorgehensweise ist technisch nicht bei der Angabe im Element TIN des meldenden Finanzinstituts (ReportingFI/TIN) möglich.

Unter den in den FAQs genannten Voraussetzungen kann die Eintragung "NA" ab sofort und auch für vergangene Meldezeiträume verwendet werden.
Sollte Ihnen eine UEFI mit dem FieldErrorTxt "TIN not in IRS specified format" bereits aus einem der genannten Gründe vorliegen, ist laut den FAQs Q1-Q1b die Korrektur dieser Field-Level-Error mittels der neuen Eintragungsmöglichkeit "NA" rückwirkend nicht erforderlich. Alle anderen in der UEFI enthaltenen Fehler müssen korrigiert werden.

Zudem sind insbesondere die Ausführungen in Q3 hervorzuheben, in denen beschrieben wird, welche Eintragungen im Element TIN bei Konten für nicht US-amerikanische Kontoinhaber*innen, für deren beherrschende Person(en) jedoch US-Indizien identifiziert wurden (oder umgekehrt), möglich sind, um diesbezügliche Field-Level-Errors zu vermieden.
In diesen Fällen ist

• für die US-amerikanische(n) Kontoinhaber*innen/beherrschende Person(en) eine valide US-TIN anzugeben
  und
• für die ausländische(n) (nicht US-amerikanische) Kontoinhaber*innen/beherrschende Personen eine ausländische TIN mit entsprechendem Ländercode im Element IssuedBy (ausstellender Staat) anzugeben.

Wenn weder eine US-TIN, noch eine ausländische TIN zur Verfügung steht, dann können der eigene Ländercode im Element IssuedBy (ausstellender Staat) und die Buchstaben "NA" (="Not Available") angegeben werden.

Davon betroffen sind insbesondere die Fälle, in denen die Kontoinhaberin eine Organisation ist (z.B. passives NFFE) und selbst keinen US-Bezug hat, aber die dazugehörige(n) beherrschende(n) Person(en) als U.S.-Person(en) laut FATCA-Abkommen identifiziert wurde(n). Dadurch wird das Konto meldepflichtig, obwohl die Organisation als Kontoinhaberin selbst aus tatsächlichen und rechtlichen Gründen über keine US-TIN verfügt.

3. Keine Verwendung von Kleinbuchstaben bei der DocRefId

Die aktuellen Versionen der Kommunikationshandbücher FATCA Teil 2 und Teil 3 beschreiben, dass eine DocRefId folgenden Aufbau aufweisen muss:

1. 19-stellige GIIN des Elements ReportingFI im Format XXXXXX.XXXXX.YY.ZZZ (X = [A-Z], [0-9] (ohne Großbuchstabe O); Y = [A-Z]; Z = [0-9] (ISO-Ländercode))
2. Punkt als Trennzeichen (.)
3. Eine nur einmal zu verwendende Zeichenkombination, welche ausschließlich aus Buchstaben ([a-z], [A-Z]), Ziffern ([0-9]) und den Sonderzeichen [-] und [.] bestehen darf (1-179 Zeichen).

Erfahrungswerte aus den vergangenen Jahren haben jedoch gezeigt, dass eine Zuordnung von Notifications der USA und die daraus resultierende Erstellung einer USEmpfansbestätigungAnFI (UEFI) schneller und unproblematischer erfolgen kann, wenn die verwendeten DocRefIDs in den zugehörigen FATCA-Meldungen keine Kleinbuchstaben enthalten.

Um den Rückmeldeprozess der Notifications in Form der den Datensender*innen bereitgestellten UEFIs zu optimieren, soll ab sofort auf die Verwendung von Kleinbuchstaben in DocRefIds, insbesondere bei Erstmeldungen (FATCA1), verzichtet werden.

Beispiel einer DocRefId:

Neu: S519K4.99999.SL.276.12291CC2-37CB-42A9-AD74-06BB5746B60B

Bisher: S519K4.99999.SL.276.12291cc2-37cb-42a9-ad74-06bb5746b60b

(Da es sich hierbei ausdrücklich um ein Beispiel handelt, bitten wir um Verwendung einer eigens kreierten DocRefID, um eine Abweisung aufgrund mehrfach identisch verwendeter DocRefID‘s zu vermeiden.)

Es ist zu beachten, dass bei einer etwaigen Korrektur-, Lösch- oder Änderungsmeldung (Meldeart "Korrigierte Daten (FATCA2)", "Ungültige Daten (FATCA3)" oder "Geänderte Daten (FATCA4)") jedoch weiterhin die exakte Zeichenfolge verwendet werden muss, welche bei der Erstmeldung angegeben wurde. Das bedeutet, dass verwendete Kleinbuchstaben in DocRefIds der referenzierten Erstmeldung nicht bei den CorrDocRefIds in der Folgemeldung in Großbuchstaben abzuändern sind, da andernfalls keine Zuordnung zwischen Erst- und Folgemeldung erfolgen kann. Eine abweichende Referenzierung innerhalb einer Folgemeldung zur Erstmeldung führt zu einer Abweisung.

Beispiel:

Erstmeldung:

DocRefId: 127BM7.00001.ME.276.406abc8a1830490e847890ba3b13a646

Folgemeldung:

DocRefId: S519K4.99999.SL.276.12291CC2-37CB-42A9-AD74-06BB5746B60B

CorrDocRefId: 127BM7.00001.ME.276.406abc8a1830490e847890ba3b13a646

4. ELMA-Standard-Header

Im Infobrief FATCA Ausgabe 01/2021 vom 28.01.2021 hatten wir unter anderem darauf hingewiesen, dass für das Verfahren FATCA beabsichtig wird, den verfahrensübergreifenden Standard-Header in der zweiten Jahreshälfte 2021 einzuführen. Dieses Vorhaben wird für dieses Jahr nicht mehr weiterverfolgt, sondern in das nächste Kalenderjahr 2022 verschoben. Damit ggfs. erforderliche Systemänderungen vorgenommen werden können, werden wir Sie zu einem späteren Zeitpunkt mit einer entsprechenden Vorlaufzeit konkret informieren.

Die durch die Notification-Schemaänderung des IRS im vergangenen Jahr bedingten Auswirkungen auf das aktuell verwendete Schema der US-EmpfangsbestätigungAnFI (UEFI) bleiben jedoch bestehen. Über den Abschluss der Aktualisierung der zugehörigen Dokumentationen werden wir per Newsletter informieren und Ihnen diese, wie gewohnt, auf der Internetseite des BZSt schnellstmöglich zur Verfügung stellen.